Proses Reimbursement yang Mudah Berpengaruh pada Kepuasan Karyawan Terhadap Perusahaan

WARTAKOTALIVE.COM, JAKARTA - Reimbursement sudah menjadi keseharian dari operasional perusahaan dan para karyawannya.

Walau terlihat simpel, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.

Reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis.

Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.

Chief Business Officer Mekari, perusahaan software-as-a-service (SaaS)  Jansen Jumino, mengatakan, di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan.

"Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen.

Lalu, apa saja pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya? Simak empat hal di bawah ini.

Kategori transportasi

Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work.

Jansen menyebutkan, hingga 30 persen dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service.

Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.

“Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diem, transportasi, dan akomodasi,” katanya.

Ongkos operasional dan mengunjungi klien 

Karena kerap mengunjungi pelanggan, mitra bisnis maupun klien, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement.

Jensen mengatakan, sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18 persen) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar.