Proses Reimbursement yang Mudah Berpengaruh pada Kepuasan Karyawan Terhadap Perusahaan

WARTAKOTALIVE.COM, JAKARTA - Reimbursement sudah menjadi keseharian dari operasional perusahaan dan para karyawannya.

Walau terlihat simpel, proses reimbursement dapat mempengaruhi kelancaran arus kas perusahaan dan kepuasan kerja karyawan.

Reimbursement adalah pengembalian dana pribadi yang telah dikeluarkan karyawan untuk menalangi keperluan kantor atau kerja, seperti biaya taksi online saat pergi ke pertemuan bisnis.

Setelah pengeluaran dilakukan, karyawan biasanya akan mengajukan reimbursement dengan menyerahkan bukti pembayaran ke perusahaan.

Chief Business Officer Mekari, perusahaan software-as-a-service (SaaS)  Jansen Jumino, mengatakan, di sisi karyawan, reimbursement juga tidak bisa dianggap remeh karena kemudahan mengurus hal tersebut berpengaruh pada kepuasan mereka terhadap sistem internal perusahaan.

"Sebab itu, perusahaan perlu menerapkan sistem dan proses reimbursement yang efisien demi kelancaran administratif dan operasional,” kata Jansen.

Lalu, apa saja pola reimbursement perusahaan dan karyawan lainnya? Simak empat hal di bawah ini.

Kategori transportasi

Pengeluaran untuk transportasi menjadi kategori reimbursement yang paling sering diajukan, mengingat tingginya mobilitas kerja di era hybrid work.

Jansen menyebutkan, hingga 30 persen dari jenis reimbursement menutupi pengeluaran kendaraan, bensin, parkir, dan service.

Kategori kedua terbesar adalah peralatan dan pengiriman (15 persen), seperti alat tulis kantor (ATK) dan kurir, diikuti oleh akomodasi, seperti sewa hotel saat perjalanan dinas.

“Adanya sub-kategori pengeluaran mengharuskan perusahaan untuk memiliki sistem reimbursement yang bisa menangani kompleksitas tersebut. Sebagai contoh, perjalanan dinas harus tercatat dan terhitung dengan akurat karena terdiri dari banyak komponen pengeluaran, seperti per diem, transportasi, dan akomodasi,” katanya.

Ongkos operasional dan mengunjungi klien 

Karena kerap mengunjungi pelanggan, mitra bisnis maupun klien, tim sales dan commercial adalah divisi yang paling sering mengajukan reimbursement.

Jensen mengatakan, sebanyak 40 persen dari pengajuan reimbursement berasal dari tim tersebut, diikuti oleh tim operasional dan produk (18 persen) yang acap kali mengecek langsung keadaan pasar.

Kemudian, tim engineering dan lapangan (16 persen) yang juga biasa terjun ke lapangan berada di posisi ketiga.

“Tim yang menyelesaikan kerja dari kantor, seperti keuangan dan HR, tetap mengajukan reimbursement untuk pengeluaran terkait ATK serta kas kecil lainnya,” ucapnya.

Selesai dalam 7 hari kerja

Semakin lancar perusahaan memproses pengajuan reimbursement, semakin cepat pula mereka mengembalikan uang ke karyawan.

Data menunjukkan bahwa 42 persen perusahaan membutuhkan hingga 7 hari untuk memproses reimbursement, sedangkan yang lain membutuhkan 8-14 hari (37 persen) dan 15-21 hari (21 persen).

Untuk jadwal, sebanyak 38 persen perusahaan membayar reimbursement sekali sebulan, umumnya bersama dengan gaji.

Selain itu, sebanyak 25 persen perusahaan membayar secara mingguan dan 34 persen membayar secara harian.

Perusahaan membutuhkan waktu untuk memproses reimbursement karena pengajuan yang diserahkan oleh karyawan ditangani oleh berbagai divisi, termasuk divisi payroll di HRD yang menerima pengajuan dan divisi keuangan yang bertanggung jawab untuk membayar reimbursement.

"Pemrosesan lintas divisi ini mengharuskan perusahaan untuk menerapkan alur pengajuan reimbursement yang tertata rapi dan sistem pencatatan arus kas yang akurat,” ujar Jansen.

Siapa cepat pasti dapat

Berdasarkan data Mekari, sebanyak 83 persen karyawan mengajukan reimbursement dalam 7 hari setelah tanggal transaksi.

Selain itu, karyawan aktif umumnya mengajukan reimbursement rata-rata 5 kali sebulan dengan rata-rata nilai total Rp 250 ribu.

“Karyawan bergerak cepat agar tidak melewati tenggat waktu pengajuan reimbursement yang ditetapkan perusahaan,” ungkap Jansen.

Adanya pola pengajuan dan pemrosesan reimbursement memberikan perusahaan gambaran lebih jelas bagaimana merancang sistem yang teratur untuk mengajukan dan menangani hal tersebut, mulai dari penyerahan bukti transaksi oleh karyawan hingga pembukuan semua pengeluaran perusahaan untuk menutupi reimbursement.