Ini Alasan Penting Perusahaan Gunakan Software Payroll Indonesia untuk Sistem Penggajian Modern

WARTAKOTALIVE.COM, JAKARTA - Seiring berkembangnya bisnis, yang ditandai dengan menjamurnya perusahaan multinasional, Start Up maupun Usaha Kecil dan Menengah (UKM), jumlah para karyawan juga meningkat.

Kehidupan para karyawan ini tergantung pada pemberian gaji secara rutin. Jadi, sangat penting bagi beberapa perusahaan ini untuk memastikan bahwa para karyawan nya menerima gaji dengan tepat waktu dan akurat.

Masalah yang sering terjadi adalah proses perhitungan gaji memakan waktu lama, salah menghitung gaji, karyawan menerima gaji terlambat, ada karyawan yang telah resign masih menerima gaji, karyawan komplain mengenai jumlah gaji.

Para pemilik usaha mulai menyadari bahwa menghitung gaji karyawan dengan spreadsheet tidaklah cukup, mereka harus menggunakan software payroll Indonesia.

Apa itu Payroll?

Sebelum membahas tentang software payroll Indonesia, kita perjelas dulu apa itu payroll? Istilah “gaji” sebenarnya merujuk pada karyawan yang mendapatkan kompensasi dari perusahaan di mana mereka bekerja.

Namun, kebanyakan perusahaan umumnya menggunakan istilah tersebut untuk merujuk pada uang yang dibayarkan kepada para karyawan atau berbagai catatan yang menjelaskan berapa banyak uang yang diinginkan oleh setiap karyawan.

Gaji bisa mempengaruhi setiap aspek organisasi, mulai dari reputasi perusahaan sampai moral para karyawannya.  Salah satu motivasi karyawan untuk bekerja dalam perusahaan juga gaji. 

Jika mereka merasa gajinya kurang, mereka akan cenderung bekerja kurang maksimal bahkan berhenti dari pekerjaan.

Definisi payroll dari sisi akuntansi dan ekonomi adalah suatu metode penggajian yang dirancang khusus oleh suatu perusahaan agar proses penggajian para tenaga kerja menjadi lebih efektif dan efisien.

Payroll juga dapat mengacu ke perusahaan, departemen, sistem atau perangkat lunak (software) yang dipakai untuk memproses perhitungan gaji termasuk pajak dan BPJS.

Perhitungan tersebut berdasarkan jam kerja atau jumlah hari dalam satu pekan yang ditambah dengan jumlah keseluruhan jam kerja seorang karyawan dalam satu bulan, tunjangan upah lembur, tunjangan hari raya, dan deduksi berdasarkan Undang-Undang Ketenagakerjaan Pasal 156.

Sistem penggajian dapat diproses oleh setiap perusahaan secara berkala, mulai dari mingguan, dua bulanan, bulanan atau harian.

Proses penggajian merupakan fungsi yang sangat penting dari bisnis apapun serta membutuhkan pemahaman tentang hukum terbaru, pengetahuan pajak secara mendetail untuk menentukan pemotongan (withholding) dan pengarsipan yang tepat, dan metode yang sangat terorganisir serta dapat diandalkan untuk membayar sejumlah uang kepada para karyawan.

Setiap perusahaan mungkin memiliki struktur penggajian sendiri yang terdiri dari berbagai komponen penggajian yang unik dan tidak dimiliki perusahaan lain.

Pengertian software payroll Indonesia

Software payroll Indonesia adalah jenis software yang memudahkan perusahaan dalam menghitung gaji karyawan mereka. 

Seringkali perhitungan tersebut juga memasukan unsur data kehadiran karyawan, lembur, uang makan, tunjangan, BPJS dan PPh ps 21.

Software ini biasanya tergabung atau menjadi bagian dari HRIS (Human Resource Information System) yang digunakan oleh perusahaan.

Dengan software payroll Indonesia, perusahaan dapat dengan mudah menghitung gaji yang harus dibayarkan kepada karyawan berdasarkan perhitungan data jam kerja atau kehadiran yang sudah diintegrasikan dalam sistem.

Kemudian sistem tersebut akan otomatis menarik gaji atau dana deposito perusahaan ke rekening karyawan yang sudah didaftarkan.

Banyak perusahaan menggunakan software payroll Indonesia terutama karena ia mampu menghitung pajak atau potongan tertentu sebelum jumlah gaji di total dan dibayarkan kepada karyawan.

Mengapa perusahaan membutuhkan software payroll Indonesia?

Proses penggajian yang dilakukan setiap bulan harus dikerjakan secara akurat dan teratur tanpa adanya kesalahan.

Untuk itu, berinvestasi dalam penggunaan software payroll Indonesia adalah sesuatu yang tidak boleh Anda anggap remeh, apalagi jika Anda memiliki perusahaan besar.

Perusahaan tak perlu lagi khawatir akan terjadinya kesalahan perhitungan dan pengiriman gaji dengan menggunakan software ini karena dapat diselesaikan secara langsung oleh sistem.

Anda telah memahami pengertian dari software payroll Indonesia itu sendiri, sekarang kita bisa merangkumnya menjadi alasan penting kenapa sistem penggajian modern ini menjadi amat dibutuhkan, terlebih oleh perusahaan dengan jumlah karyawan di atas 50 orang. Berikut diantaranya:

1. Membantu karyawan mengetahui rincian gaji

Aplikasi payroll bisa dikatakan sebagai sistem upah modern yang menggunakan komputerisasi dan teknologi digital.

Sistem seperti ini menggunakan aplikasi klien yang bisa dipasang oleh karyawan di handphonenya masing-masing. Hal ini tentu saja menjadi lebih mudah.

Karena begitu gajian masuk, karyawan akan dapat melihat slip gaji yang dikirimkan ke dalam informasi akun masing-masing.

Karyawan dapat melihat rincian tunjangan, reimbursement, izin cuti, dan banyak lagi, melalui aplikasi tersebut.

Karyawan Anda juga dapat melihat dengan jelas potongan gaji yang diperlukan, misalnya untuk bayar iuran BPJS, atau simpanan karyawan, dan lain sebagainya. Laporan ini pun bisa dikirimkan melalui email, ke alamat email si karyawan yang terdaftar.

Jika Anda masih menggunakan sistem penggajian tradisional, hal administratif dan laporan semacam itu tentu akan menyulitkan gerak Anda sebagai tim HR.

2. Penyimpanan data lebih aman dan otomatis

Karena semua serba digital, otomatis setiap kali HR melakukan transaksi pembayaran gaji, atau penghitungan gaji. Laporan dan data yang dibuat sudah otomatis tersimpan dalam sistem aplikasi payroll yang Anda gunakan, seperti talenta misalnya.

Dengan keamanan yang terjamin dan terancang dengan baik, Anda pun bisa lebih tenang dalam melakukan transaksi pembayaran. Anda tidak perlu khawatir terjadinya data atau arsip yang tercecer dikarenakan semua masih ditulis secara manual di pembukuan.

3. Pelayanan pengajuan mandiri

Layak disebut juga sebagai pengajuan self-services. Kalau di sistem penggajian tradisional, seorang karyawan biasanya akan mendatangi ruang HRD atau kepala manajer divisi terkait, menunggu mereka selesai makan siang, lalu berbincang mengajukan cuti yang diharapkan. Pengajuan tersebut tentu memakan waktu dan tidak efisien.

Apalagi kalau mengingat keadaan dunia kerja yang semakin sibuk seperti sekarang. Bahkan di beberapa perusahaan, tampaknya masih ada yang perlu menggunakan surat. Untuk dikirimkan atau diletakkan di meja HRD untuk pengajuan cuti dan lain sebagainya.

Dengan software payroll Indonesia, kerepotan birokrasi semacam itu bisa dikurangi bahkan dihilangkan.

Melalui software payroll Indonesia, karyawan pun bisa lebih mandiri dalam memperhatikan dokumentasi yang berhubungan dengan gaji bulanannya dari perusahaan.

4. Penghitungan potongan dan jumlah gaji yang akurat

Dalam praktek di lapangan, salah satu fitur utama aplikasi payroll yang sangat berguna adalah menghitung gaji setiap karyawan.

Ketika jumlah gaji kotor sudah ditentukan, maka secara otomatis software payroll Indonesia juga akan menghitung potongan gaji, seperti asuransi, pajak, dan BPJS.

Seluruh potongan tersebut selanjutkan akan di input langsung pada jumlah gaji kotor sebelum nantinya dikirim secara otomatis ke rekening karyawan.

Beberapa software payroll Indonesia tertentu bahkan mampu menyertakan penggantian suatu biaya reimbursement karyawan, pengobatan yang tidak menggunakan BPJS, atau pengeluaran lainnya yang dilakukan karyawan secara otomatis.

Bukankah dengan mekanisme seperti itu, HR akan lebih efisien dalam bekerja? Sistem ini akan amat terasa manfaatnya ketika perusahaan memiliki lebih dari 100 orang karyawan.

5. Software payroll Indonesia memudahkan Anda dalam pembuatan formulir pajak

Dalam hal ini, tentu akan lebih memudahkan perusahaan. Karena software payroll Indonesia juga bisa membuat suatu formulir pajak yang diperlukan pihak perusahaan dan pihak karyawan.

Kemudian, formulir pajak tersebut bisa dikirim atau dicetak oleh pihak yang berkepentingan. Padahal andaikan Anda tidak menggunakan software payroll Indonesia, pengajuan suatu formulir pajak akan lebih merepotkan karena melakukan segala sesuatunya serba manual.

Untuk itu, saat suatu perusahaan menggunakan sistem pembayaran payroll, maka biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan akan otomatis menjadi lebih hemat.

Selain itu, bagian HR juga akan lebih fokus dalam melakukan tugas yang lain, seperti meningkatkan aset sumber daya manusia di dalam perusahaan.

6. Menghitung potongan dan jumlah gaji

Setelah jumlah gaji kotor telah ditentukan, sistem secara otomatis menghitung potongan seperti pajak, asuransi dan BPJS Kesehatan/Ketenagakerjaan.

Semua potongan tersebut akan dimasukkan langsung ke jumlah gaji kotor sebelum secara otomatis dikirim ke rekening karyawan.

Bahkan, beberapa sistem software payroll Indonesia tertentu dapat menyertakan penggantian biaya reimbursement, pengobatan yang tak menggunakan BPJS dan pengeluaran karyawan lainnya secara otomatis.

7. Membuat formulir pajak

Ada beberapa software payroll Indonesia yang mampu membuat formulir pajak sesuai kebutuhan perusahaan dan karyawan. Formulir pajak tersebut kemudian bisa dicetak atau dikirim ke pihak bersangkutan.

8. Menyimpan data secara otomatis dan aman

Menyimpan data secara manual akan memakan banyak waktu, sulit dilakukan dan membutuhkan banyak kertas serta tempat penyimpanan.

Mengingat software payroll Indonesia dijalankan menggunakan sistem, maka perusahaan tak perlu lagi repot mempersiapkan beberapa hal tersebut. Data yang sudah lama juga bisa dihapus dengan mudah jika sudah tak diperlukan.

9. Dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Tidak semua perusahaan memiliki kebutuhan yang sama, dan perusahaan bisa menyesuaikannya dengan sistem software payroll Indonesia yang dipilih. Perusahaan dapat menyampaikan kebutuhan mereka pada vendor masing-masing.

Misalnya saja perusahaan kecil hanya membutuhkan sedikit fitur daripada perusahaan besar mengingat jumlah karyawan dan kebutuhan yang belum terlalu besar.

Atau di sisi lain, perusahaan besar ingin berinvestasi pada software payroll Indonesia yang mampu terintegrasi dengan aspek perencanaan dan pengelolaan sumber daya lainnya, seperti fungsi pengelolaan absensi, penjadwalan, perizinan dan lainnya.

10. Self-Service

Penggunaan software payroll Indonesia memungkinkan karyawan untuk secara langsung mengakses data informasi mengenai jumlah gaji, potongan, waktu kerja, bonus dan lainnya.

Fitur ini juga memungkinkan karyawan yang ingin mengajukan sesuatu secara otomatis tanpa harus membuat surat permohonan kepada HRD.

11. Cloud based software

Saat ini hampir semua software payroll Indonesia sudah berbasis cloud sehingga bisa diakses kapanpun dan dimanapun Anda inginkan selama menggunakan perangkat yang terhubung dengan internet.

Sistem berbasis cloud ini juga akan terupdate secara otomatis ketika terjadi perubahan kebijakan pajak sehingga gaji karyawan akan selalu disesuaikan dengan ketentuan pemerintah.

12. Pembuatan laporan sesuai kebutuhan

Tingginya frekuensi transaksi yang terkait dengan payroll tentu membutuhkan laporan yang mudah dibaca untuk proses analisa.

Bersama dengan pihak Accounting, Anda bisa menciptakan laporan transaksi payroll secara detail sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Kesimpulan

Software payroll Indonesia adalah program komputer yang digunakan untuk mengelola data karyawan terkait payroll.

Manfaat yang didapat dari software ini adalah jadi lebih aman, praktis, akurat dan (terutama untuk software berbasis cloud) dapat diakses dari mana saja. Jika Anda ingin mencoba software payroll Indonesia Indonesia ini, gunakan Mekari Talenta.

Selain software payroll Indonesia, Mekari Talenta juga dilengkapi dengan software absensi sehingga proses perhitungan gaji karyawan bisa dikerjakan dengan cepat dan akurat.