Mayoritas Masyarakat Tak Paham Metode Penyimpanan Dokumen dengan Benar, Simak Cara Simpan yang Benar

Gerakan Nasional Sadar Tertib Arsip (GNSTA) yang dicanangkan sejak beberapa tahun lalu belum begitu membumi di kalangan masyarakat luas.

Mayoritas Masyarakat Tak Paham Metode Penyimpanan Dokumen dengan Benar, Simak Cara Simpan yang Benar
Wartakotalive.com/Feryanto Hadi
Kepala Seksi Kearsipan Suku Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Jakarta Selatan Yusdar. 

"Pertama, sebaiknya tidak menyimpan dokumen di lemari kayu untuk hindari kerusakan oleh rayap atau tikus. Ini masalah yang sering terjadi dimana dokumen penting rusak karena dimakan rayap. Solusinya, simpan di filling cabinet. Penggunaan filling kabinet ini juga untuk mengantisipasi kerusakan dokumen jika terjadi kebakaran atau banjir," ujarnya.

Kedua, penyimpanan dokumen sebaiknya tidak dengan dimasukkan di dalam plastik, namun disimpan menggunakan map.

"Kebiasaan orang kan suka simpan di plastik fotokopi. Padahal itu riskan merusak dokumen. Yang biasanya terjadi, plastik itu menempel dengan dokumen menyebabkan tulisan di dokumen hilang. Kalau hurufnya hilang atau rusak, informasi bisa hilang juga," paparnya.

Ketiga, dengan melakukan digitalisasi arsip atau dokumen.

Cara ini, kata Yusdar, menjadi salah satu yang paling ampuh untuk menghindari kerusakan atau bahkan dokumen yang hilang.

"Bisa dilakukan secara mandiri atau datang ke kantor kami (Sudin Pusip) karena kami juga melayani masyarakat yang ingin melakukan perekaman dokumen secara gratis. Selain mendapatkan soft copy, data dokumen penting juga kami punya back-upnya," imbuhnya.

Penulis: Feryanto Hadi
Editor: Andy Pribadi
Sumber: Warta Kota
Ikuti kami di
KOMENTAR

BERITA TERKINI

© 2019 TRIBUNnews.com Network,a subsidiary of KG Media.
All Right Reserved